Welche Nachweise muss eine WEG-Verwaltung vorlegen?
Eine WEG-Verwaltung ist eine Firma, die ein Haus mit Eigentumswohnungen nach dem Wohnungseigentumsgesetz, kurz WEG, verwaltet. Dafür braucht sie eine Erlaubnis der zuständigen Behörde, ohne sie darf sie nicht verwalten. Die Erlaubnis bekommt sie außerdem nur mit einer Berufshaftpflichtversicherung. Die muss Vermögensschäden aus der Verwaltertätigkeit abdecken, mit mindestens 500.000 Euro je Schadensfall und 1.000.000 Euro für alle Schäden eines Jahres.
Dazu kommt eine Pflicht zur Weiterbildung: 20 Stunden innerhalb von 3 Kalenderjahren, für die Firma und für die Beschäftigten, die die Verwaltung unmittelbar betreuen. Auf Anfrage muss die Verwaltung Ihnen unverzüglich mitteilen, welche Qualifikationen sie hat und welche Weiterbildungen sie in den letzten 3 Jahren gemacht hat. Ein Verweis auf ihre Internetseite genügt dafür.
Können Sie einen zertifizierten Verwalter verlangen?
Meistens können Sie einen zertifizierten Verwalter verlangen. Seit Dezember 2023 gehört er zur ordentlichen Verwaltung, jeder einzelne Eigentümer kann ihn also fordern. Auch einen Beschluss, der einen nicht zertifizierten Verwalter bestellt, kann er anfechten. Anfechten heißt, dass das Gericht den Beschluss für ungültig erklären soll.
Zertifiziert ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine schriftliche und eine mündliche Prüfung bestanden hat, und man darf sie beliebig oft wiederholen. Gleichgestellt sind unter anderem Personen mit Befähigung zum Richteramt, ausgebildete Immobilienkaufleute und geprüfte Immobilienfachwirte. Bei einer Firma genügt es, wenn die Beschäftigten, die die Verwaltung unmittelbar betreuen, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind.
Die Übergangsregel ist abgelaufen. Wer im Dezember 2020 schon Verwalter einer Eigentümergemeinschaft war, galt nur bis Juni 2024 als zertifiziert. Ein Verweis auf Bestandsschutz zählt deshalb nicht mehr.
Eine Ausnahme gibt es für kleine Anlagen. Sondereigentum ist der Teil, der Ihnen allein gehört, etwa Ihre Wohnung innerhalb der Wände. Sie können keinen zertifizierten Verwalter verlangen, wenn drei Dinge zusammentreffen. Es gibt weniger als 9 Einheiten mit Sondereigentum, ein Eigentümer aus dem Haus verwaltet selbst, und weniger als ein Drittel der Eigentümer will einen zertifizierten Verwalter. Fällt eine dieser Bedingungen weg, gilt die Regel wieder.
Hat Ihre Anlage 9 oder mehr Einheiten?
Ja, Sie können ihn verlangen. Die Ausnahme für kleine Anlagen gilt erst unter 9 Einheiten.
Verwaltet ein Eigentümer aus dem Haus selbst, also keine externe Firma?
Verlangt mindestens ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter? Jeder Eigentümer zählt einmal.
Ja, dann fällt die Ausnahme weg, und Sie können ihn verlangen.
Vorerst nein. Alle drei Bedingungen der Ausnahme sind erfüllt. Suchen Sie Mitstreiter, denn ab einem Drittel der Eigentümer gilt die Ausnahme nicht mehr.
Ja, Sie können ihn verlangen. Bei einer externen Firma als Verwalter gilt die Ausnahme nie, auch nicht bei weniger als 9 Einheiten.
Welche 7 Vertragspunkte prüfen Sie im Angebot?
Bestellung und Vertrag sind zwei Beschlüsse. Mit der Bestellung machen die Eigentümer jemanden zum Verwalter, im Vertrag stehen Leistungen und Honorar. Beides gehört in die Einladung zur Versammlung, denn ein Vertrag, den nur ein Teil der Eigentümer kennt, ist keine Entscheidungsgrundlage.
Jede Verwaltung schuldet den Eigentümern jedes Jahr drei Papiere. Der Wirtschaftsplan ist der Kostenplan für das kommende Jahr. Die Jahresabrechnung zeigt, was das Haus gekostet hat. Der Vermögensbericht nennt den Stand der Instandhaltungsrücklage, also des Geldes für spätere Reparaturen. Achten Sie im Vertrag auf diese 7 Punkte.
- Laufzeit: Die Bestellung darf höchstens 5 Jahre dauern, beim ersten Verwalter nach der Aufteilung des Hauses höchstens 3 Jahre.
- Abberufung: Die Eigentümer können den Verwalter jederzeit abberufen, also entlassen, und sein Vertrag endet spätestens 6 Monate danach. Klauseln, die das erschweren, sind unzulässig.
- Leistungen: Das Grundhonorar sollte ausdrücklich Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht einschließen.
- Zusatzhonorare: Jede Position mit Betrag oder Prozentsatz und der Größe, auf die sie sich bezieht.
- Betragsgrenzen: Bis zu welchem Betrag die Verwaltung ohne Beschluss beauftragen darf und ob dafür ein Beschluss der Eigentümer vorliegt.
- Erreichbarkeit: Sprechzeiten, Reaktionszeit bei Störungen und eine Notfallregelung außerhalb der Geschäftszeiten.
- Unterlagen und Konten: Wie die Verwaltung Unterlagen führt, auf wen die Konten laufen und wie die Übergabe an einen Nachfolger abläuft.
Ob das Honorar angemessen ist, zeigt ein Vergleich mit den üblichen Kosten einer Hausverwaltung je Wohnung und Monat.
Auf die Konten sollten Sie besonders achten. Seit Dezember 2020 hat die Eigentümergemeinschaft eigenes Vermögen und kann selbst Verträge schließen, klagen und verklagt werden. Ihre Konten sollten deshalb auf sie lauten, nicht auf die Verwaltung, und der Vertrag sollte das ausdrücklich zusagen.
Prüfen Sie in der Gemeinschaftsordnung, wie das Stimmrecht geregelt ist. Sie enthält die Regeln, die sich die Eigentümer für ihr Zusammenleben gegeben haben. Gesetzlich hat jeder Eigentümer eine Stimme, auch eine Genossenschaft oder Wohnungsbaugesellschaft, der einzelne Wohnungen gehören. Die Gemeinschaftsordnung kann etwas anderes vorsehen, zum Beispiel ein Stimmrecht nach Anteilen am Haus.
Wie beschließt die Versammlung die neue Verwaltung?
Ein gutes Angebot nützt nichts, wenn der Beschluss darüber angreifbar ist. Formfehler können dazu führen, dass Eigentümer den Beschluss anfechten, und dafür haben sie 1 Monat Zeit. Nach dem Beschluss folgt der Verwalterwechsel, bei dem die alte Verwaltung ihre Unterlagen an die neue übergibt.
- Holen Sie bei einer Neubestellung mehrere Angebote ein. Das verlangt der Bundesgerichtshof grundsätzlich für die Wahl eines neuen Verwalters, nicht für die erneute Bestellung des amtierenden.
- Laden Sie schriftlich oder per E-Mail ein, mindestens 3 Wochen vor dem Termin. Kürzer geht es nur bei besonderer Dringlichkeit.
- Nennen Sie den Gegenstand in der Einladung. Bestellung und Vertrag gehören als eigene Tagesordnungspunkte hinein.
- Schicken Sie die Angebote und Vertragsentwürfe mit der Einladung mit, damit sich jeder Eigentümer vorher ein Bild machen kann.
- Stimmen Sie getrennt ab: erst über die Bestellung und ihre Dauer, dann über den Vertrag zu den vorgelegten Bedingungen.
- Lassen Sie die Niederschrift unverzüglich anfertigen. Unterschreiben müssen der Versammlungsleiter, ein Eigentümer und, falls es einen Verwaltungsbeirat gibt, dessen Vorsitzender oder Stellvertreter. Der Verwaltungsbeirat ist eine Gruppe von Eigentümern, die den Verwalter kontrolliert.
- Tragen Sie den Beschluss mit Nummer und Datum in die Beschluss-Sammlung ein, die fortlaufende Liste aller Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft.
Wer den Beschluss für fehlerhaft hält, muss schnell sein. Die Klage muss innerhalb von 1 Monat nach der Versammlung eingehen und innerhalb von 2 Monaten begründet sein. Beide Fristen laufen ab dem Tag der Versammlung, nicht ab dem Zugang des Protokolls. Die Klage richtet sich gegen die Eigentümergemeinschaft, und bis ein Gericht den Beschluss aufhebt, bleibt er gültig.
Welche Unterlagen zeigen, wie die Verwaltung arbeitet?
Ein Angebot beschreibt Absichten. Wie eine Verwaltung arbeitet, sehen Sie an dem, was sie anderswo vorlegt. Bitten Sie deshalb um drei Muster aus einer anderen Eigentümergemeinschaft, natürlich anonymisiert. Den Erlaubnisbescheid und den Versicherungsnachweis mit mindestens 500.000 Euro je Schadensfall verlangen Sie ohnehin.
| Unterlage | Worauf Sie achten | Warnzeichen |
|---|---|---|
| Muster einer Jahresabrechnung | Einnahmen und Ausgaben stehen getrennt, und je Wohnung ist erkennbar, wie viel nachzuzahlen ist oder erstattet wird | Der Betrag je Wohnung ist nicht erkennbar, die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage fehlt |
| Muster eines Vermögensberichts | Stand der Instandhaltungsrücklage und Aufstellung des wichtigsten Vermögens | Es gibt keinen Bericht, oder er besteht aus einer einzigen Zeile |
| Auszug aus einer Beschluss-Sammlung | Fortlaufende Nummern, Datum und ein Vermerk bei angefochtenen Beschlüssen | Lose Protokollkopien statt einer geführten Sammlung |
Der Blick in die Musterabrechnung lohnt sich besonders. Der Bundesgerichtshof hat 2024 entschieden, dass ein Fehler in der Jahresabrechnung nur dann zur Aufhebung des Beschlusses führt, wenn er den Betrag verändert, den ein Eigentümer zahlen muss. Ist dieser Betrag in der Abrechnung nicht nachvollziehbar ausgewiesen, erschwert das genau diese Prüfung.
Wann lohnt sich ein Anwalt vor der Abstimmung?
Das meiste prüfen Sie als Eigentümer selbst. In drei Fällen lohnt sich vor der Versammlung fachkundiger Rat, weil ein Fehler teuer ist und sich nur innerhalb von 1 Monat angreifen lässt.
Erstens, wenn die Gemeinschaftsordnung vom Gesetz abweicht, etwa beim Stimmrecht, bei der Kostenverteilung oder bei der Bestellung des Verwalters. Ob eine solche Regel seit der Reform noch gilt, ist Auslegungssache. Ein bloßer Hinweis auf das Gesetz meint nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs von 2023 im Zweifel das jeweils aktuelle Gesetz.
Zweitens, wenn Sie mit der bisherigen Verwaltung im Streit liegen, etwa über Abrechnungen oder Schadensersatz. Drittens, wenn eine größere Sanierung ansteht und der Vertrag die Betreuung der Bauarbeiten mitregelt. In allen drei Fällen geht es um Ihren konkreten Fall, und den prüft eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt. Eine allgemeine Darstellung ersetzt das nicht.
Häufige Fragen
Welche Versicherung muss eine WEG-Verwaltung nachweisen?
Eine WEG-Verwaltung muss eine Berufshaftpflichtversicherung nachweisen, die Vermögensschäden aus der Verwaltertätigkeit abdeckt. Sie muss mindestens 500.000 Euro je Schadensfall und 1.000.000 Euro für alle Schäden eines Jahres zahlen. Ohne diesen Nachweis bekommt die Verwaltung keine Erlaubnis von der Behörde.
Muss eine Hausverwaltung zertifiziert sein?
Eine Hausverwaltung muss nicht in jedem Haus zertifiziert sein, aber jeder Eigentümer kann seit Dezember 2023 einen zertifizierten Verwalter verlangen. Ausgenommen sind nur Anlagen mit weniger als 9 Einheiten, in denen ein Eigentümer selbst verwaltet und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter will.
Wie prüfe ich, ob eine Hausverwaltung eine Erlaubnis hat?
Ob eine Hausverwaltung eine Erlaubnis hat, prüfen Sie nur, indem Sie sich den Erlaubnisbescheid zeigen lassen. Ein bundesweites öffentliches Register dieser Erlaubnisse führt keine Stelle, zuständig sind je nach Bundesland Gewerbeämter, Kreise oder Industrie- und Handelskammern. Verlangen Sie eine Kopie und vergleichen Sie den Namen im Bescheid mit dem künftigen Vertragspartner.
Wie lange darf ein Verwaltervertrag laufen?
Die Amtszeit eines Verwalters ist auf höchstens 5 Jahre begrenzt, beim ersten Verwalter nach der Aufteilung des Hauses in Eigentumswohnungen auf höchstens 3 Jahre. Sein Vertrag endet spätestens 6 Monate nach einer Abberufung. Abweichende Vereinbarungen im Vertrag sind unzulässig.
Wie viele Angebote braucht die Eigentümerversammlung für die Wahl eines Verwalters?
Das Gesetz nennt keine Mindestzahl an Angeboten für die Wahl eines Verwalters. Der Bundesgerichtshof verlangt aber, dass vor der Wahl eines neuen Verwalters grundsätzlich Angebote mehrerer Verwalter vorliegen. Vor der erneuten Wahl des amtierenden Verwalters ist das nicht nötig.