Ablauf eines Verwalterwechsels in 6 Schritten

Welche Schritte hat ein Verwalterwechsel?

Beim Verwalterwechsel entscheiden die Eigentümer gemeinsam. Sie beschließen in einer Versammlung mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen, den bisherigen Verwalter abzuberufen und einen neuen zu wählen. Auf der Einladung steht dafür meist Abberufung und Bestellung des Verwalters.

1. Tagesordnungspunkt anmelden. Bitten Sie den Verwalter, den Wechsel auf die Tagesordnung zu setzen. Tut er es nicht, können mehr als ein Viertel der Eigentümer, also mehr als 25 Prozent, eine Versammlung verlangen, schriftlich oder per E-Mail und mit Zweck und Gründen.
2. Angebote einholen. Holen Sie Angebote mehrerer Verwaltungen ein, bevor Sie einen neuen Verwalter wählen. Der Bundesgerichtshof verlangt das grundsätzlich für einen neuen Verwalter, nicht aber für die Wiederwahl des bisherigen.
3. Zur Versammlung einladen. Verschicken Sie die Einladung schriftlich oder per E-Mail, mindestens drei Wochen vor dem Termin und nur in Eilfällen später. Sie muss nennen, worüber abgestimmt wird. Legen Sie die Angebote bei.
4. Abstimmen. Die Eigentümer beschließen mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen, den alten Verwalter abzuberufen und den neuen zu wählen. Einen besonderen Grund brauchen sie dafür nicht.
5. Verträge regeln. Beschließen Sie, für wie lange der neue Verwalter im Amt bleibt, und schließen Sie den Vertrag mit ihm ab. Den alten Vertrag kündigen Sie bei einem wichtigen Grund oder lassen ihn auslaufen.
6. Übergabe organisieren. Der alte Verwalter übergibt Unterlagen, Daten, Konten und Schlüssel an den neuen. Halten Sie alles in einem Protokoll fest und stellen Sie danach Bankkonten, Vollmachten und Versorgerverträge um.

Bei Schritt 4 zählt die Reihenfolge: Wer den alten Verwalter abberuft, ohne dass ein Nachfolger feststeht, hat danach keinen Verwalter. Beschließen Sie deshalb beides in derselben Versammlung. Vor Schritt 2 lohnt sich ein Blick darauf, woran Sie ein gutes Angebot einer Verwaltung erkennen.

Wann endet der Vertrag mit dem alten Verwalter?

Die Eigentümer können den Verwalter jederzeit abberufen, einen besonderen Grund brauchen sie seit dem 1. Dezember 2020 nicht mehr. Steht in der Gemeinschaftsordnung, den Hausregeln Ihrer Eigentümergemeinschaft, etwas anderes, gilt das nicht mehr, wie der Bundesgerichtshof 2022 bestätigt hat.

Der Vertrag mit dem Verwalter kann nach der Abberufung noch eine Weile weiterlaufen. Er endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung, und eine längere Frist im Verwaltervertrag ist unwirksam. Früher endet er nur, wenn er es selbst vorsieht oder wenn Sie ihn aus wichtigem Grund kündigen.

Allein können Sie den Verwalter nicht abberufen. Wer die Hausverwaltung kündigen will, braucht dafür die Mehrheit der Eigentümer. Nur wenn die Mehrheit die Abberufung ablehnt, obwohl das aus objektiver Sicht nicht vertretbar ist, kann ein einzelner Eigentümer sie vor Gericht verlangen. Lassen Sie sich dann anwaltlich beraten.

Wer erstellt nach dem Verwalterwechsel die Jahresabrechnung?

Die Jahresabrechnung zeigt, was das Haus im Jahr gekostet hat und wie viel jeder Eigentümer nachzahlen muss oder zurückbekommt. Der Bundesgerichtshof hat 2025 geklärt, wer sie bei einem Wechsel zum Jahreswechsel erstellt.

Zur Abrechnung ist die Eigentümergemeinschaft verpflichtet, und diese Pflicht entsteht am 1. Januar des Folgejahres. Endete die Amtszeit des alten Verwalters am 31. Dezember, schuldet er die Abrechnung für dieses Jahr nicht mehr. Der neue Verwalter erstellt sie dann, denn er führt aus, was die Eigentümergemeinschaft schuldet. Fehlende Abrechnungen früherer Jahre muss er ebenfalls nachholen.

Regeln Sie im Vertrag mit dem neuen Verwalter, für welche Jahre er Abrechnungen nachholt und was er dafür bekommt. Liefert der alte Verwalter eine geschuldete Abrechnung nicht, müssen Sie nicht endlos warten. Geht es nur um die Zahlen, darf die Eigentümergemeinschaft einen Dritten beauftragen und dafür einen Vorschuss vom alten Verwalter verlangen. Das hat der Bundesgerichtshof 2021 entschieden. Lassen Sie sich dabei anwaltlich beraten.

Welche Unterlagen muss der alte Verwalter herausgeben?

Die Verwaltungsunterlagen gehören der Eigentümergemeinschaft, nicht dem Verwalter. Der alte Verwalter muss alles herausgeben, was er für seine Arbeit erhalten und dabei erlangt hat, auch Daten auf dem Computer. Verlangen Sie die Buchhaltung deshalb ausdrücklich als Datei, die der neue Verwalter auswerten kann, und nicht nur als Ausdruck.

• Die Beschluss-Sammlung, das laufende Verzeichnis aller Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft, mit den Vermerken zu angefochtenen oder aufgehobenen Beschlüssen.
• Die Protokolle aller Eigentümerversammlungen mit den Unterschriften.
• Die Teilungserklärung, die das Haus in einzelne Wohnungen aufteilt, und die Gemeinschaftsordnung mit allen Nachträgen.
• Die Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Vermögensberichte der vergangenen Jahre. Der Wirtschaftsplan legt die Einnahmen und Ausgaben des Jahres fest, der Vermögensbericht zeigt, wie viel Geld die Eigentümergemeinschaft hat.
• Die Buchhaltung mit Kontoauszügen und Belegen, auch zur Instandhaltungsrücklage, also dem Geld, das die Eigentümer für spätere Reparaturen ansparen.
• Alle laufenden Verträge, etwa für Versicherung, Wartung, Reinigung, Aufzug und Wärmelieferung.
• Unterlagen zu offenen Vorgängen wie Mahnverfahren, Bauvorhaben, Gewährleistungsfristen und Gerichtsverfahren.
• Schlüssel, Zugangsdaten und die Zugänge zu Portalen und zur Fernablesung der Zähler.

Was gehört in das Übergabeprotokoll?

Das Übergabeprotokoll ist Ihr Beweis, falls später etwas fehlt. Unterschreiben sollten es der alte und der neue Verwalter und, wenn es einen gibt, der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats. Der Verwaltungsbeirat besteht aus Eigentümern, die den Verwalter unterstützen und überwachen.

Prüfen Sie die Rücklage besonders genau. Ihr Stand steht im Vermögensbericht, den der Verwalter nach jedem Kalenderjahr erstellen und jedem Eigentümer zur Verfügung stellen muss. Weicht der Kontostand bei der Übergabe davon ab, lassen Sie sich die Differenz erklären, bevor Sie die Übergabe abschließen.

Was ändert sich beim Verwalterwechsel für Mieter?

Für Mieter ändert sich rechtlich nichts. Der Mietvertrag besteht mit dem Eigentümer der Wohnung, nicht mit der Hausverwaltung. Es wechselt nur der Ansprechpartner für das gemeinsame Eigentum, also Treppenhaus, Dach, Heizung und Außenanlagen, und Mängel in der Wohnung melden Mieter weiter ihrem Vermieter.

Anders ist es, wenn dieselbe Firma auch die einzelne Wohnung des Eigentümers betreut. Das heißt Sondereigentumsverwaltung. Dann endet mit dem Wechsel nur der Vertrag der Eigentümergemeinschaft, und der Eigentümer muss seinen eigenen Vertrag getrennt kündigen, sonst verwaltet die alte Firma die Wohnung weiter.

In Häusern einer Wohnungsgenossenschaft oder Wohnungsbaugesellschaft gibt es keinen Verwalterwechsel, denn dort gibt es keine Eigentümergemeinschaft und keinen Verwalter, den die Bewohner wählen könnten. Bei einer Genossenschaft vertritt der Vorstand das Unternehmen nach außen, und die Mitglieder üben ihre Rechte in der Generalversammlung aus, in der jedes Mitglied eine Stimme hat.

Wer vertritt die Eigentümer, solange ein Verwalter fehlt?

Ohne Verwalter ist die Eigentümergemeinschaft nicht führungslos, aber umständlich. Nach außen wird sie dann von allen Eigentümern gemeinsam vertreten, und jede Erklärung, etwa ein Auftrag an einen Handwerker, braucht deshalb alle Eigentümer, solange niemand eine Vollmacht hat.

Zur Versammlung einladen darf in dieser Zeit der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein Eigentümer, den die Eigentümer per Beschluss dazu ermächtigt haben. Die Beschluss-Sammlung führt der Vorsitzende der Versammlung, wenn die Eigentümer niemand anderen bestimmen.