So läuft ein Mieterwechsel mit der Hausverwaltung ab

Was erledigt die Hausverwaltung beim Mieterwechsel?

Bei einem Mieterwechsel kümmert sich die Mietverwaltung um Abnahme und Übergabe der Wohnung, um die Auswahl des neuen Mieters und um den Mietvertrag. Das steht so in der Aufgabenliste des Verbands der Immobilienverwalter. Die Verwaltung Ihrer Eigentümergemeinschaft macht das nicht, denn sie verwaltet nur das Gemeinschaftseigentum, also die Teile des Hauses, die allen Eigentümern gehören. Ohne Mietverwaltung erledigen Sie alles selbst.

Vom Eingang der Kündigung bis zum Einzug des Nachmieters

Kündigung prüfen
Die Kündigung muss schriftlich und unterschrieben sein. Prüfen Sie, wann sie eingegangen ist, und bestätigen Sie das Ende des Mietverhältnisses.
Neuen Mieter suchen
Legen Sie Besichtigungstermine fest. Den Energieausweis zeigen Sie spätestens bei der Besichtigung.
Wohnung abnehmen
Gehen Sie mit dem Mieter Raum für Raum durch und halten Sie Mängel, Zählerstände und Schlüssel im Protokoll fest.
Zähler ablesen
Lassen Sie Heizung und Warmwasser zum Auszugstag ablesen, damit die Kosten gerecht auf alten und neuen Mieter verteilt werden.
Wohnung herrichten
Lassen Sie Mängel beheben. Schäden, die über die normale Nutzung hinausgehen, rechnen Sie später mit der Kaution ab.
Neuen Mietvertrag abschließen
Vereinbaren Sie Miete und Kaution, und geben Sie vor der Unterschrift die nötigen Auskünfte zur Miethöhe.
Einzug bestätigen und Kaution abrechnen
Bestätigen Sie dem neuen Mieter den Einzug innerhalb von 2 Wochen und rechnen Sie mit dem alten Mieter die Kaution ab.

Welche Fristen laufen beim Mieterwechsel?

Der Mieter kündigt mit einer Frist von 3 Monaten, Sie als Vermieter mit 3, 6 oder 9 Monaten. Nach dem Einzug des neuen Mieters bleiben Ihnen 2 Wochen für die Wohnungsgeberbestätigung, das ist die Bescheinigung über den Einzug. Nach der Rückgabe der Wohnung verjähren Ihre Ansprüche wegen Schäden in 6 Monaten. Die Betriebskosten rechnen Sie innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums ab. Das ist die Zeitspanne, über die Sie abrechnen, in der Regel ein Jahr.

Die Fristen im Überblick, vom Kündigungseingang bis zur Betriebskostenabrechnung.
Was	Frist	Wichtig dabei
Kündigung durch den Mieter	3 Monate	Die Kündigung muss spätestens am dritten Werktag eines Monats eingehen und wirkt zum Ende des übernächsten Monats.
Kündigung durch den Vermieter	3 Monate, nach 5 Jahren 6 Monate, nach 8 Jahren 9 Monate	Nur mit berechtigtem Interesse, etwa Eigenbedarf. Der Grund muss im Kündigungsschreiben stehen.
Wohnungsgeberbestätigung	2 Wochen	Ab dem Einzug des neuen Mieters.
Ansprüche wegen Schäden an der Wohnung	6 Monate	Ab dem Tag, an dem Sie die Wohnung zurückerhalten.
Rückzahlung der Kaution	keine feste Frist, Richtwert 6 Monate	Ab dem Auszug des Mieters.
Betriebskostenabrechnung	12 Monate	Ab dem Ende des Abrechnungszeitraums, nicht ab dem Auszug.

Ein Beispiel: Geht die Kündigung bis zum dritten Werktag im Juni ein, endet der Mietvertrag am 31. August. Geht sie einen Tag später ein, endet er erst am 30. September.

Ist ein Anspruch verjährt, darf der Mieter die Zahlung verweigern. Machen Sie Schäden deshalb früh geltend.

Was gehört ins Übergabeprotokoll?

Ein Übergabeprotokoll ist keine gesetzliche Pflicht, aber der beste Beweis für den Zustand der Wohnung. Der Eigentümerverband Haus & Grund rät, die Wohnung zu übergeben, wenn sie geräumt ist, und zwei Wochen vorher zu besichtigen. So bleibt Zeit, Schäden mit dem Mieter zu klären. Ins Protokoll gehören folgende Angaben.

Ort, Datum und die Namen aller Anwesenden.
Der Zustand von Böden, Wänden, Fenstern und Türen, Raum für Raum, ergänzt durch Fotos.
Die Zählerstände für Heizung, Warmwasser, Wasser und Strom.
Die Zahl der übergebenen Schlüssel für Wohnung, Briefkasten und Keller.
Alle festgestellten Mängel und Beschädigungen.
Die Unterschriften aller Beteiligten am Ende des Protokolls.

Wann bekommt der Mieter seine Kaution zurück?

Die Kaution sichert Ihre Ansprüche gegen den Mieter, etwa wegen Schäden oder offener Miete. Sie darf höchstens 3 Monatskaltmieten betragen, also ohne Vorauszahlungen für Betriebskosten. Der Mieter darf sie in 3 gleichen Monatsraten zahlen. Sie müssen sie getrennt von Ihrem Vermögen anlegen, und die Zinsen stehen dem Mieter zu.

Eine feste Frist für die Rückzahlung nennt das Gesetz nicht. Haus & Grund nennt 6 Monate als Richtwert. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss die Abrechnung der Kaution nicht in jedem Fall innerhalb dieser 6 Monate erfolgen. Außerdem hat das Gericht am 10. Juli 2024 entschieden, dass Sie einen Schaden mit der Kaution verrechnen dürfen. Dafür müssen Sie ihn in der Regel nicht innerhalb der 6 Monate in Geld fordern.

Prüfen Sie das Übergabeprotokoll auf Schäden und Mängel.
Stellen Sie offene Miete und Schäden zusammen.
Behalten Sie einen angemessenen Teil zurück, wenn die letzte Betriebskostenabrechnung noch aussteht.
Schicken Sie dem Mieter eine schriftliche Abrechnung mit allen Positionen.
Zahlen Sie den Rest samt Zinsen aus.

Wann rechnen Sie die Betriebskosten mit dem alten Mieter ab?

Beim Auszug rechnen Sie nicht sofort ab. Zu einer Teilabrechnung sind Sie nicht verpflichtet. Die Betriebskosten rechnen Sie nach Ende des Abrechnungszeitraums ab, in der Regel nach Ablauf des Jahres. Die Frist von 12 Monaten läuft ab dem Ende des Abrechnungszeitraums, nicht ab dem Auszugstag.

Damit Heizung und Warmwasser gerecht auf alten und neuen Mieter verteilt werden, müssen Sie beim Wechsel die Zähler ablesen lassen. Das heißt Zwischenablesung. Die Kosten nach Verbrauch werden dann nach dem abgelesenen Stand aufgeteilt, die übrigen Kosten zeitanteilig oder nach dem Wärmebedarf der einzelnen Monate. Umlegen dürfen Sie nur die Betriebskosten aus dem gesetzlichen Katalog.

Was muss vor der Neuvermietung vorliegen?

Energieausweis: Sie müssen ihn spätestens bei der Besichtigung vorlegen. Gibt es keinen gültigen, lassen Sie einen ausstellen.
Zulässige Miete: In Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt darf die Miete zu Beginn höchstens 10 Prozent über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen, das ist die übliche Miete für vergleichbare Wohnungen im Ort. Diese Grenze heißt Mietpreisbremse. Ob Ihr Ort dazugehört, bestimmt die Landesregierung per Verordnung, längstens bis zum 31. Dezember 2029.
Auskunft über die Vormiete: Wollen Sie mehr verlangen, weil die Vormiete höher war, müssen Sie dem neuen Mieter diese Miete vor Vertragsabschluss von sich aus mitteilen, schriftlich oder per E-Mail.
Kaution: Sie darf höchstens 3 Monatskaltmieten betragen.
Wohnungsgeberbestätigung: Sie bestätigen dem Mieter den Einzug innerhalb von 2 Wochen. Mit dieser Bescheinigung meldet er sich beim Bürgeramt an.
Zählerstände und Schlüssel: Halten Sie beides im Protokoll mit dem neuen Mieter fest.

Häufige Fragen

Macht die Hausverwaltung beim Mieterwechsel die Wohnungsübergabe?

Ja, wenn Sie eine Mietverwaltung beauftragt haben und der Vertrag Abnahme und Übergabe vorsieht. Zu den üblichen Aufgaben gehören Abnahme und Übergabe der Wohnung sowie die Auswahl des neuen Mieters. Die Verwaltung Ihrer Eigentümergemeinschaft übernimmt diese Aufgaben nicht, weil sie nur das Gemeinschaftseigentum verwaltet, also die Teile des Hauses, die allen Eigentümern gehören.

Welche Kündigungsfrist hat ein Mieter beim Mieterwechsel?

Ein Mieter hat eine Kündigungsfrist von 3 Monaten. Die Kündigung muss spätestens am dritten Werktag eines Monats eingehen und wirkt zum Ende des übernächsten Monats. Sie muss schriftlich sein und eigenhändig unterschrieben werden.

Wann muss ich die Mietkaution nach dem Auszug zurückzahlen?

Eine feste Frist für die Rückzahlung der Mietkaution gibt es nicht. Haus & Grund nennt 6 Monate als Richtwert. Steht die letzte Betriebskostenabrechnung noch aus, dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution länger zurückbehalten.

Muss ich beim Mieterwechsel ein Übergabeprotokoll schreiben?

Nein, ein Übergabeprotokoll ist keine gesetzliche Pflicht. Ein Protokoll ist aber der beste Beweis für den Zustand der Wohnung, wenn später über Schäden gestritten wird. Halten Sie Mängel, Zählerstände und Schlüssel fest und lassen Sie das Protokoll unterschreiben.

Wie lange kann ich nach dem Auszug Schadensersatz für Schäden an der Wohnung verlangen?

Ansprüche wegen Schäden an der Wohnung verjähren 6 Monate nach der Rückgabe. Danach darf der Mieter die Zahlung verweigern. Für die Verrechnung mit der Kaution gilt nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs von 2024 eine großzügigere Regel.

Was passiert, wenn ich dem neuen Mieter die Wohnungsgeberbestätigung nicht ausstelle?

Wer die Wohnungsgeberbestätigung nicht rechtzeitig ausstellt, muss mit einem Bußgeld bis zu 1.000 Euro rechnen. Sie müssen den Einzug innerhalb von 2 Wochen bestätigen, damit sich der Mieter beim Bürgeramt anmelden kann. Erhält der Mieter die Wohnungsgeberbestätigung nicht rechtzeitig, muss er dem Bürgeramt mitteilen, dass sie fehlt.