Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?
Die Frist beträgt 12 Monate und beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Das ist die Zeitspanne, über die Sie abrechnen, in der Regel ein Jahr. Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter eingehen. Es zählt der Eingang beim Mieter, nicht das Datum auf dem Brief.
Verpassen Sie die Frist, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen. Sonst könnte jeder Vermieter die Frist mit Absicht verstreichen lassen, sobald der Mieter Geld zurückbekäme.
Ist die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter angekommen?
Ja. Sie können die Nachzahlung verlangen. Prüfen Sie, ob die Abrechnung inhaltlich stimmt, denn der Mieter hat ab Erhalt noch 12 Monate für Einwendungen.
Liegt die Verspätung nicht an Ihnen, zum Beispiel weil der Grundsteuerbescheid der Gemeinde fehlte?
Dann behalten Sie den Anspruch, wenn Sie die Abrechnung spätestens 3 Monate nach Wegfall des Hindernisses schicken.
Nein. Die Nachforderung ist ausgeschlossen. Ein Guthaben des Mieters zahlen Sie trotzdem aus.
Welche 17 Kostengruppen dürfen Sie umlegen?
Umlagefähig heißt: Sie dürfen diese Kosten auf den Mieter umlegen. Der gesetzliche Katalog nennt 16 Kostengruppen und als Nummer 17 die sonstigen Betriebskosten. Betriebskosten sind Kosten, die durch das Eigentum am Grundstück und durch den Gebrauch des Hauses laufend entstehen.
Der Grundgedanke dahinter: Der Mieter trägt, was der Betrieb des Hauses laufend kostet. Was der Eigentümer für Verwaltung und Erhalt seines Eigentums ausgibt, bleibt bei ihm.
| Nummer | Kostengruppe | Das gehört dazu |
|---|---|---|
| 1 | Grundsteuer | Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, vor allem die Grundsteuer. |
| 2 | Wasserversorgung | Wasserverbrauch, Grundgebühren, Miete und Eichung von Wasserzählern. |
| 3 | Entwässerung | Abwassergebühren für Haus und Grundstück, Betrieb einer Entwässerungspumpe. |
| 4 | Heizung | Brennstoffe, Betriebsstrom, Wartung, Reinigung der Anlage, Abgasmessungen sowie Zähler, Ablesung und Abrechnung. |
| 5 | Warmwasser | Wasser und Wassererwärmung, Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten. |
| 6 | Heizung und Warmwasser aus einer Anlage | Die Kosten einer Anlage, die beides liefert. |
| 7 | Aufzug | Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Wartung, Prüfung und Reinigung. |
| 8 | Straßenreinigung und Müllabfuhr | Gebühren dafür sowie Betrieb von Müllschluckern und Müllabsauganlagen. |
| 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Reinigung von Zugängen, Fluren, Treppen, Keller, Bodenräumen und Waschküche. |
| 10 | Gartenpflege | Pflege der Grünflächen, Spielplätze, Zugänge und Zufahrten, auch neue Pflanzen. |
| 11 | Beleuchtung | Strom für die Außenbeleuchtung und für gemeinsam genutzte Räume. |
| 12 | Schornsteinreinigung | Die Kehrgebühren des Schornsteinfegers. |
| 13 | Versicherungen | Gebäudeversicherung gegen Feuer, Sturm, Wasser und andere Elementarschäden, Glas- und Haftpflichtversicherung. |
| 14 | Hausmeister | Lohn, Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, aber nicht für Reparaturen, Renovierung oder Verwaltung. |
| 15 | Antenne, Kabel und Glasfaser | Seit 1. Juli 2024 nur noch der Betriebsstrom, bei Antennen auch die regelmäßige Prüfung. Bei Glasfaser zusätzlich das Bereitstellungsentgelt, wenn der Mieter seinen Anbieter frei wählen kann. |
| 16 | Wäschepflege | Betriebsstrom, Wartung, Reinigung und Wasser für gemeinsame Waschmaschinen. |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | Weitere laufende Kosten, die keine der Gruppen 1 bis 16 erfasst. Sie müssen einzeln im Mietvertrag stehen. |
Welche Kosten dürfen nicht in die Abrechnung?
Manche Kosten fallen in keine der 17 Gruppen. Sie bleiben bei Ihnen, auch wenn Sie eine Rechnung dafür haben.
- Verwaltungskosten: das Honorar der Hausverwaltung, die Kosten der Aufsicht und der Geschäftsführung und die Arbeit, die Sie selbst für die Verwaltung leisten.
- Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen und alles, was Abnutzung, Alterung und Wetterschäden beseitigt.
- Die Arbeit des Hausmeisters für Reparaturen, Renovierung oder Verwaltung. Nur seine übrige Arbeit zählt.
- Grundgebühren für Kabelanschluss und Breitband. Sie zählen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr dazu.
- Der Teil der CO2-Kosten der Heizung, den der Vermieter tragen muss. Je nach Gebäude sind das 0 bis 95 Prozent.
Achten Sie beim Einkauf zudem auf angemessene Preise, denn das Gesetz verlangt von Ihnen wirtschaftliches Handeln. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung steht vieles davon im Hausgeld. Welche Zeilen Sie an den Mieter weitergeben dürfen, hängt davon ab, ob sie in eine der 17 Gruppen passen.
Nach welchem Schlüssel verteilen Sie die Betriebskosten?
Der Verteilerschlüssel ist die Regel, nach der Sie die Kosten auf die Wohnungen im Haus verteilen. Regelt der Mietvertrag nichts anderes, verteilen Sie die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche. Kosten, die von Zählern oder erfasster Verursachung abhängen, verteilen Sie nach Verbrauch. Bei Heizung und Warmwasser rechnen Sie 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch ab und den Rest nach der Fläche. Rechnen Sie Heizung und Warmwasser nicht nach Verbrauch ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen.
| Kostenart | So verteilen Sie |
|---|---|
| Heizung und Warmwasser | 50 bis 70 Prozent nach gemessenem Verbrauch, der Rest nach Wohnfläche |
| Wasser mit Zähler in jeder Wohnung | nach gemessenem Verbrauch |
| Grundsteuer, Müll, Versicherung, Hausmeister und alle Kosten ohne Zähler | nach Wohnfläche |
| Vermietete Eigentumswohnung | nach dem Schlüssel, den die Eigentümer im Haus untereinander anwenden |
Den Schlüssel dürfen Sie nicht einfach ändern. Nur wenn Kosten nach Verbrauch erfasst werden, können Sie per Erklärung vor Beginn eines Abrechnungszeitraums auf den Verbrauch umstellen. Die Erklärung geht schriftlich oder per E-Mail.
Was muss in der Betriebskostenabrechnung stehen?
Eine gute Abrechnung kann der Mieter ohne Rückfragen nachrechnen. Dafür brauchen Sie fünf Angaben.
- Die Gesamtkosten jeder Kostenart im ganzen Haus.
- Den Verteilerschlüssel, mit einer Erklärung, wie er angewendet wird.
- Den Anteil des Mieters an jeder Kostenart.
- Den Abzug der Vorauszahlungen, die der Mieter geleistet hat.
- Eine Darstellung, die ein Laie ohne Rückfrage verstehen und nachrechnen kann.
Der Mieter darf auf Verlangen die Belege einsehen. Sie dürfen sie ihm elektronisch bereitstellen. Zu einer Teilabrechnung während des Jahres sind Sie nicht verpflichtet.
Welche Frist hat der Mieter für Einwendungen?
Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter 12 Monate Zeit für Einwendungen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Er muss genau sagen, was er beanstandet, zum Beispiel dass eine Kostenart nicht umlagefähig ist.
Abrechnungszeitraum endet
Zum Beispiel am 31. Dezember 2025. Ab jetzt läuft Ihre Frist von 12 Monaten.
Abrechnung erstellen und versenden
Sammeln Sie Rechnungen und Zählerstände, verteilen Sie die Kosten und ziehen Sie die Vorauszahlungen ab.
Abrechnung geht dem Mieter zu
Spätestens am 31. Dezember 2026. Ab dem Tag des Eingangs läuft die Frist des Mieters.
Mieter prüft und widerspricht
Er hat ab Eingang 12 Monate Zeit. Danach sind Einwendungen ausgeschlossen.
Häufige Fragen
Bis wann muss ich die Betriebskostenabrechnung erstellen?
Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2025, ist der letzte Tag der 31. Dezember 2026. Maßgeblich ist der Eingang beim Mieter, nicht der Versand.
Kann ich nach Ablauf der 12 Monate noch eine Nachzahlung verlangen?
Nein, nach Ablauf der 12 Monate können Sie in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Eine Ausnahme gilt, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben, etwa weil ein Grundsteuerbescheid fehlte. Dann müssen Sie die Abrechnung spätestens 3 Monate nach Wegfall des Hindernisses schicken.
Muss ich ein Guthaben auszahlen, wenn ich die Abrechnungsfrist verpasst habe?
Ja, ein Guthaben des Mieters müssen Sie auch bei verspäteter Abrechnung auszahlen. Die Frist schließt nur Nachforderungen des Vermieters aus. Sonst könnte jeder Vermieter die Frist mit Absicht verstreichen lassen, wenn die Abrechnung ein Guthaben ergibt.
Darf ich die Kosten der Hausverwaltung in der Betriebskostenabrechnung ansetzen?
Nein, die Kosten der Hausverwaltung dürfen Sie nicht auf den Mieter umlegen. Verwaltungskosten und Reparaturen gehören nicht zu den Betriebskosten. Auch Ihre eigene Arbeit als Vermieter dürfen Sie nicht ansetzen.
Wie lange kann der Mieter die Betriebskostenabrechnung beanstanden?
Der Mieter kann die Betriebskostenabrechnung 12 Monate nach ihrem Zugang beanstanden. Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, wenn er die Verspätung zu vertreten hat. Er muss die Einwände konkret nennen.