Was dürfen Sie in den Verwaltungsunterlagen einsehen?
Das Wohnungseigentumsgesetz, kurz WEG, gibt jedem Eigentümer das Recht, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu verlangen. Sie zahlen mit: Die Kosten der Gemeinschaft trägt jeder Eigentümer nach seinem Anteil am Haus, und Gläubigern haftet er anteilig für Schulden der Gemeinschaft. Deshalb darf jeder nachsehen, wofür das Geld ausgegeben wird.
Der Gesetzgeber zählt zu den Verwaltungsunterlagen alle Dokumente, die für die Verwaltung des gemeinsamen Eigentums wichtig sind, zum Beispiel Verträge, Kontoauszüge und Pläne. Das Bundesjustizministerium nennt außerdem Rechnungen und Belege. Ob die Unterlagen auf Papier oder digital vorliegen, spielt keine Rolle. Zwingende Datenschutzregeln bleiben bestehen, das betont der Gesetzgeber ausdrücklich. Was das im Einzelfall bedeutet, klärt im Streit das Gericht.
Die Beschluss-Sammlung enthält Beschlüsse ab dem 1. Juli 2007. Der Vermögensbericht erscheint 1 Mal pro Kalenderjahr, und der Verwalter muss ihn jedem Eigentümer zur Verfügung stellen.
| Unterlage | Was darin steht | So kommen Sie heran |
|---|---|---|
| Kontoauszüge | Alle Zahlungen auf dem Konto der Eigentümergemeinschaft | Einsicht beim Verwalter |
| Verträge | Vereinbarungen der Eigentümergemeinschaft mit Dritten, etwa mit Handwerkern oder Versicherungen | Einsicht beim Verwalter |
| Rechnungen und Belege | Nachweise über die Ausgaben der Eigentümergemeinschaft | Einsicht beim Verwalter |
| Pläne | Pläne, die für die Verwaltung des Hauses wichtig sind | Einsicht beim Verwalter |
| Beschluss-Sammlung | Wortlaut der Beschlüsse seit dem 1. Juli 2007 | Einsicht auf Ihr Verlangen |
| Vermögensbericht | Stand der Instandhaltungsrücklage und wesentliches Vermögen der Gemeinschaft | Der Verwalter stellt ihn jedem Eigentümer zur Verfügung |
Brauchen Sie einen Grund für die Einsicht?
Nein. Das Gesetz nennt für die Einsicht keine Voraussetzung. Der Bundesgerichtshof hat außerdem schon 2011, noch nach altem Recht, entschieden: Sie brauchen weder ein besonderes Interesse noch die Zustimmung der anderen Eigentümer. Nur Missbrauch und Schikane setzen dem Recht eine Grenze.
Das Recht bleibt bestehen, auch wenn die Eigentümer die Abrechnung längst genehmigt und den Verwalter entlastet haben, also seine Arbeit für das Jahr gebilligt. Denn die Einsicht dient auch dazu, die Arbeit des Verwalters zu überprüfen.
Einsicht heißt, dass Sie Unterlagen ansehen. Erklärungen zu einzelnen Zahlen stellen Sie am besten schriftlich als Fragen an die Verwaltung oder in der Versammlung. Die Einladung soll mindestens 3 Wochen vor der Versammlung ankommen. Nutzen Sie diese Zeit, wenn Sie vor der Abstimmung Belege prüfen wollen. Worauf es dabei ankommt, steht im Ratgeber Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft prüfen.
Wie läuft die Einsicht beim Verwalter ab?
- Schreiben Sie dem Verwalter per E-Mail oder Brief und nennen Sie die Unterlagen, die Sie sehen wollen, zum Beispiel die Kontoauszüge und Rechnungen des letzten Jahres.
- Bitten Sie um einen Termin, schlagen Sie zwei oder drei Zeiten vor und setzen Sie eine Frist für die Antwort.
- Gehen Sie zum Termin ins Büro des Verwalters. Dort dürfen Sie Kopien selbst machen oder machen lassen, auf Ihre Kosten.
- Notieren Sie, welche Unterlagen Sie gesehen haben, und fragen Sie nach Fehlendem schriftlich nach.
Die Verwaltung darf verlangen, dass Sie die Einsicht in ihrem Büro wahrnehmen und Kopien selbst bezahlen. Das hat der Bundesgerichtshof 2011 entschieden: Die Einsicht findet grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Verwalters statt, weil dort der Schwerpunkt seiner Arbeit liegt. Kopien schickt er Ihnen nicht automatisch zu. Eine Pflicht zur Übersendung besteht nur, wenn Treu und Glauben sie verlangen, zum Beispiel wenn Sie die Informationen sonst nicht rechtzeitig vor einer Versammlung bekommen. Im entschiedenen Fall lag das Büro 21 Kilometer entfernt, und das hielt das Gericht für zumutbar.
Wie sehen Sie die Beschluss-Sammlung ein?
Die Beschluss-Sammlung ist die fortlaufende Liste aller Beschlüsse der Eigentümer. Sie enthält den Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum, den Wortlaut der schriftlichen Beschlüsse und die Entscheidungssätze von Gerichtsurteilen zu Streitigkeiten in der Eigentümergemeinschaft. Wurde ein Beschluss angefochten, muss das dort vermerkt sein.
Auf Ihr Verlangen muss der Verwalter Ihnen Einsicht geben. Das gilt auch für eine Person, die Sie dazu ermächtigt haben, zum Beispiel einen Anwalt. Führen muss die Beschluss-Sammlung der Verwalter. Gibt es keinen, führt sie der Vorsitzende der Versammlung, wenn die Eigentümer nicht mit Stimmenmehrheit jemand anderen bestimmt haben.
Was tun, wenn der Verwalter die Einsicht verweigert?
Der Anspruch auf Einsicht richtet sich gegen die Eigentümergemeinschaft, nicht gegen den Verwalter persönlich. Der Verwalter erfüllt ihn für sie, das sagt die Begründung zum Gesetz. Verweigert er die Einsicht, verweigert sie deshalb die Eigentümergemeinschaft, und Ihre Klage richtet sich gegen sie.
Absage schriftlich festhalten
Bitten Sie den Verwalter, die Absage per E-Mail oder Brief zu begründen. Bewahren Sie Ihre Anfrage und seine Antwort auf.
Frist setzen
Nennen Sie die gewünschten Unterlagen genau und setzen Sie eine Frist, zum Beispiel 14 Tage.
Verwaltungsbeirat einschalten
Der Verwaltungsbeirat besteht aus Eigentümern, die den Verwalter überwachen. Jedes Beiratsmitglied hat denselben Anspruch auf Einsicht wie Sie und kann beim Verwalter nachfassen. Nicht jede Eigentümergemeinschaft hat einen Beirat.
Klage beim Amtsgericht
Klagen Sie gegen die Eigentümergemeinschaft auf Einsicht. Zuständig ist das Amtsgericht am Ort des Hauses.
Welche Rechte Sie gegenüber Ihrem Verwalter sonst haben, beschreibt der Ratgeber Aufgaben, Rechte und Grenzen des WEG-Verwalters.
Häufige Fragen
Darf ich als Eigentümer die Kontoauszüge meiner Eigentümergemeinschaft einsehen?
Ja, Kontoauszüge gehören zu den Verwaltungsunterlagen, in die jeder Eigentümer Einsicht verlangen kann. Das steht in der Begründung zum Gesetz von 2020. Sie müssen keinen Grund nennen, die Einsicht findet grundsätzlich im Büro des Verwalters statt.
Muss ich der Verwaltung einen Grund für die Einsicht in die Unterlagen nennen?
Nein, für die Einsicht in Verwaltungsunterlagen ist kein besonderes Interesse nötig. Das hat der Bundesgerichtshof 2011 entschieden, und das Gesetz nennt seit 2020 keine Voraussetzung. Grenzen setzen nur Missbrauch und Schikane.
Muss die Hausverwaltung mir Kopien der Verwaltungsunterlagen zuschicken?
Grundsätzlich nein, die Hausverwaltung muss Kopien nicht zuschicken. Der Bundesgerichtshof hat 2011 entschieden, dass Sie die Unterlagen im Büro des Verwalters einsehen und dort auf eigene Kosten Kopien machen oder machen lassen. Zuschicken muss der Verwalter nur, wenn Treu und Glauben es verlangen, etwa weil Sie die Informationen sonst nicht rechtzeitig vor einer Versammlung bekommen.
Wer darf die Beschluss-Sammlung einer Eigentümergemeinschaft einsehen?
Jeder Eigentümer und jede Person, die ein Eigentümer dazu ermächtigt hat, darf auf Verlangen Einsicht in die Beschluss-Sammlung nehmen. Führen muss sie der Verwalter. Gibt es keinen, führt sie der Vorsitzende der Versammlung, sofern die Eigentümer nicht mit Stimmenmehrheit jemand anderen bestimmt haben.
Was kann ich tun, wenn die Hausverwaltung die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verweigert?
Bei einer Absage halten Sie die Verweigerung der Einsicht schriftlich fest und setzen eine Frist. Schalten Sie danach den Verwaltungsbeirat ein, das sind die Eigentümer, die den Verwalter überwachen. Bleibt es bei der Absage, können Sie die Eigentümergemeinschaft beim Amtsgericht am Ort des Hauses auf Einsicht verklagen.
Hat der Verwaltungsbeirat einer Eigentümergemeinschaft mehr Einsichtsrechte als ein einzelner Eigentümer?
Nein, jedes Mitglied des Verwaltungsbeirats hat denselben Anspruch auf Einsicht wie jeder andere Eigentümer. Der Beirat soll aber den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung prüfen und mit einer Stellungnahme versehen, bevor die Eigentümer darüber abstimmen.